Word managementondersteuner bij het Rijk in Den Haag

Wat ga je doen?

Waar ga je werken?

Als managementondersteuner bij het Rijk in Den Haag ga je aan de slag bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken, bij de directie Informatievoorziening en Innovatie (IDI). Wij werken er aan dat onze BZ-collega’s waar ook ter wereld hun werk kunnen doen met de beste en veiligste ICT- en informatievoorziening. We zijn een enthousiaste groep professionals. Met een diversiteit aan achtergronden zoals IT’ers, functioneel beheerders, informatiemanagers, economen, controllers, juristen en bestuurswetenschappers. Er werken veel verschillende mensen. Alles mag er bij ons zijn, zolang je zelf ook die verschillen respecteert. We worden allemaal gedreven door de toegevoegde waarde die we willen leveren aan het belangrijke werk van BZ.

Wat ga je doen?

Als managementondersteuner bij het Rijk in Den Haag verricht je een breed scala aan secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden. Geen dag is hetzelfde, want je takenpakket is divers. Je zorgt voor structuur en overzicht, zowel in de agenda als daarbuiten. Je bent de vraagbaak oftewel eerste aanspreekpunt voor medewerkers binnen en buiten IDI en helpt zo bijvoorbeeld nieuwe medewerkers zich welkom te voelen. Op deze manier ondersteun je, samen met 2 collega-managementondersteuners, de managers/clusterhoofden van de zes afdelingen/clusters van IDI en zorg je voor een goede bedrijfsvoering. Verder bestaan je taken onder andere uit:

• Complexe meetings inplannen voor Clusterhoofden (denk hierbij aan grote sessies maar ook heidagen van de clusters) en agendabeheer van een clusterhoofd:
• Bieden van actieve, administratieve ondersteuning van clusterhoofden bij inhuur aanvragen in SAP (nieuwe en verlengingen)
• Onboarding en offboarding van medewerkers (in/extern): welkomstmail versturen, laptop en evt. Iphone aanvragen, uitnodigen meetings, toevoegen distributielijst, bewaken dat integriteitsverklaring is ontvangen, registreren in overzicht medewerkers en mede-organiseren van een onboardingsdag.
• Beheer van mailbox van managementondersteuning (doorverwijzen, nieuwsbrieven verspreiden, etc.) en afhandelen (telefonische) agenda of administratieve verzoeken

Wat wij bieden

• Top salaris binnen schaal 8, tussen de 20,81 en 27,73 bruto per uur, afhankelijk van je ervaring;
• Volledige OV-reiskostenvergoeding;
• Een uitdagende functie voor 6 maanden, met optie tot verlenging;
• Je hebt de optie om 28, 32 of 36 uur te werken;
• Werken bij de Rijksoverheid!

Solliciteren

Ben jij de perfecte kandidaat voor deze vacature en voldoe je aan de eisen? Klik dan op de knop 'Solliciteer direct!' en we nemen zo snel mogelijk contact met je op!

Extra informatie

Status

Open

Opleidingsniveaus

Middelbare school, MBO, HBO

Plaats

Den Haag

Werkuren per week

28 - 36

Dienstverbanden

Parttime (overdag), Tijdelijke fulltime baan, Thuiswerk

Salarisindicatie

Tussen €20,81 en €27,83 per uur

Verantwoordelijk voor

Ondersteuning van directie- en MT-leden

Gepubliceerd op

20-12-2024