Management assistent in De Bilt

Beschrijving

Functie­omschrijving

Ben jij die energieke en ondernemende management assistent met een vooruitziende blik? Weet jij heel goed prioriteiten te stellen? Ben jij een kei in plannen en organiseren? En behoud je je goede humeur ook in stressvolle situaties? Als dat zo is, dan ben jij de collega die wij zoeken!

Hoe jij bijdraagt in je rol
Jouw streven? De manager steeds een stap voor zijn. Dus in plaats van af te wachten of vragen te stellen, onderneem jij liever direct actie. Dat zit hem in kleine dingen, zoals alvast die ene conceptbrief opstellen. Daarnaast zorg je uiteraard voor een overzichtelijke en actuele agenda, bereid je vergaderingen voor, maak je notulen, bewaak je de afgesproken acties en archiveer je documenten. En natuurlijk ben je alert op sociale gebeurtenissen. Een succes dat gevierd moet worden? Iemand die met pensioen gaat, het onboarden van nieuwe medewerkers? Jij regelt het allemaal en coördineert passende (online) sociale bijeenkomsten.

Je werkt samen met 10 secretaresses van alle andere vakgroepen. Op hen kun je altijd terugvallen. En tijdens je inwerkperiode heb je een buddy die jou alles over onze mooie organisatie leert. Ben je ambitieus? Binnen het KNMI zijn er mogelijkheden om te wisselen van vakgroep of om toe te groeien naar een rol als project- of programmaondersteuner. Kortom, je hebt bij ons een uitdagende baan met veel perspectief.

Als laatste verwachten we van jou een proactieve rol in het team van secretaresses door zelf met voorstellen te komen hoe we zaken handiger of efficiënter kunnen organiseren.

Dit is waar jij voldoening uit haalt
Ontzorgen zit in jouw bloed en dat doe je dan ook graag voor de vakgroepmanagers van onder andere R&D Seismologie en Akoestiek. Je doet dit op administratief, secretarieel en operationeel vlak. Bij deze vakgroep ben jij de schakel tussen jouw manager en de vakgroepmedewerkers. Je bent blij met deze rol, want je hebt een band met beide partijen. Zijn er spanningen tussen deze partijen dan help jij, als dit kan, ook bij het vinden van een oplossing. Zo zorg jij ervoor dat de samenwerking goed blijft.

Het KNMI biedt een uitdagende ondersteunende baan in een complexe politiek-bestuurlijke omgeving. Een organisatie die volop in beweging is én in de publieke belangstelling staat. Jij ziet het als een uitdaging om juist op die plek jouw werkervaring uit te breiden. Je zet je kennis, netwerk en professionele vaardigheden optimaal in en laat ze verder groeien. Dit doe je voor jezelf en voor het KNMI.

Meer weten of solliciteren?
Is jouw interesse gewekt? Dan ontvangen wij graag jouw sollicitatie. Wil je eerst nog een even sparren over de functie? Neem dan gerust contact op met Jantina de Waal, teamleider, via 06-15093919. Wij kijken uit naar jouw sollicitatie!

Functie-eisen

• een havo- en/of een mbo 4-diploma
• enkele jaren werkervaring als management assistente, secretaresse of als office manager
• je beheerst de Windows MS-Office programma's, zoals Outlook, Excel, Word en Powerpoint
• je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel in woord als geschrift

Je herkent je in de volgende eigenschappen

Onze nieuwe collega staat stevig in de schoenen en weet de rust te bewaren. Je maakt je nieuwe systemen snel eigen en weet het overzicht te houden in een soms hectische en veranderende omgeving. Samenwerken doe je graag en goed. Verder ben je initiatiefrijk en ga je vlot en zelfstandig aan de slag. Dat je accuraat bent spreekt voor zich. Mogelijkheden om het werk van de manager te verlichten? Jij ziet ze én grijpt ze aan. Je houding is kritisch en energiek en je hebt een flexibele instelling.
Voldoe je (nog) niet aan alle eisen, maar heb je wel de drive en potentie om je te ontwikkelen tot volwaardig managementassistent? Ook dan nodigen we je uit om te reageren en kijken we graag samen naar de mogelijkheden, onder meer van een opleidingsprogramma op maat.

Arbeids­voorwaarden

• Salaris­niveau schaal 6
• Maand­salaris Min €2.557 - Max. €3.190 (bruto)
• Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Contract­duur Vast contract voorafgegaan door een jaarcontract. Bij voldoende functioneren: na een jaar omzetting in onbepaalde tijd
• Minimaal aantal uren per week 24
• Maximaal aantal uren per week 32

Overige arbeids­voorwaarden

Volop doorgroei- en ontwikkelmogelijkheden
De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Denk aan het volgen van opleidingen en het behalen van certificeringen. Ook bieden we loopbaancoaching als je daar behoefte aan hebt.

Interessante extra's
Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB) bestaande uit vakantiegeld van 8% en een jaarlijkse eindejaarsuitkering. Dit IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en/of tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt bijvoorbeeld een deel van je maandinkomen laten uitbetalen wanneer jij dat wenst, het IKB omzetten in verlof of het besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. Tot onze andere secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer bedrijfsfitness en volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer.

Bijzonderheden

• solliciteer direct, wij kijken ernaar uit! Een eerste kennismaking kan wat ons betreft snel plaatsvinden
• gesprekken vinden doorlopend plaats
• hebben we de juiste kandidaat gevonden dan sluiten we de vacature
• het inwinnen van referenties kan deel uit maken van het sollicitatieproces. Een (online) voorselectietest, een assessment, het maken van een casus en (online) screening via onder meer databanken kunnen deel uitmaken van het sollicitatieproces

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij niet op prijs.

Extra informatie

Status

Inactief

Opleidingsniveaus

Middelbare school

Plaats

De Bilt

Dienstverbanden

Fulltime (startersfunctie)